Hướng dẫn thủ tục gia hạn Visa Gijinkoku (Kỹ thuật - Nhân văn - Quốc tế)

Tổng quan cơ bản về chế độ gia hạn Gijinkoku

Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú của tư cách lưu trú 'Kỹ thuật - Nhân văn - Quốc tế' (sau đây gọi là Gijinkoku) là thủ tục để tiếp tục thực hiện các hoạt động lao động phù hợp với tư cách này tại Nhật Bản sau khi thời gian lưu trú hiện tại kết thúc. Có thể nộp đơn từ 3 tháng trước khi hết hạn lưu trú, và cần hoàn tất nộp đơn tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh có thẩm quyền trước ngày hết hạn. Về nguyên tắc, luật pháp nghiêm cấm làm việc vượt quá phạm vi hoạt động được cho phép (nội dung công việc).

Đối tượng thủ tục gia hạn: Người nước ngoài và doanh nghiệp

Thủ tục này áp dụng cho bản thân người nước ngoài đáp ứng các điều kiện sau và doanh nghiệp, v.v. đang tuyển dụng người nước ngoài đó.

• Bản thân người nước ngoài: Người hiện đang có tư cách lưu trú 'Kỹ thuật - Nhân văn - Quốc tế' và mong muốn tiếp tục làm việc tại Nhật Bản sau ngày hết hạn lưu trú.
• Cơ quan tiếp nhận (doanh nghiệp, v.v.): Doanh nghiệp/tổ chức tiếp tục tuyển dụng người nước ngoài và cung cấp môi trường lao động phù hợp, tuân thủ các quy định pháp luật lao động và bảo hiểm xã hội.

Điều kiện để được gia hạn

Để được gia hạn, cần đáp ứng các tiêu chuẩn do Luật Kiểm soát xuất nhập cảnh quy định tương tự như khi xin cấp mới, đồng thời tình trạng lưu trú cho đến nay phải tốt.

Phân loại điều kiện	Điều kiện cụ thể được yêu cầu
Tính liên tục của hoạt động	Công việc hiện tại phải tiếp tục phù hợp với phạm vi hoạt động của Gijinkoku.
Tính lương thiện về hạnh kiểm	Đã thực hiện nghĩa vụ nộp thuế (thuế cư trú, thuế thu nhập, v.v.) và nghĩa vụ thanh toán bảo hiểm y tế công, nenkin-cham-nop-anh-huong-vinh-tru.html">lương hưu. Không có tiền án, tiền sự hoặc vi phạm giao thông nghiêm trọng.
Mức thù lao	Tiền lương được trả liên tục từ mức tương đương trở lên so với khi người Nhật làm cùng công việc. ※ Người hướng tới Vĩnh trú vui lòng xem Yêu cầu thu nhập khi xin Vĩnh trú.
Tình hình kinh doanh của doanh nghiệp	Doanh nghiệp tiếp nhận có khả năng tiếp tục và ổn định kinh doanh (khả năng trả lương cho người nước ngoài).

Giấy tờ cần thiết và điểm chuẩn bị (khác biệt có/không chuyển việc)

Giấy tờ cần thiết khác nhau đáng kể giữa trường hợp 'tiếp tục làm việc tại cùng công ty (không chuyển việc)' và 'chuyển sang công ty khác (có chuyển việc)'.

Giấy tờ cơ bản chung

• Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú (có dán ảnh)
• Xuất trình hộ chiếu và Thẻ lưu trú
• Giấy chứng nhận thuế cư trú (hoặc không chịu thuế) và giấy chứng nhận nộp thuế (1 năm gần nhất)

Giấy tờ bổ sung khi không chuyển việc

Bảng tổng hợp các chứng từ pháp định như phiếu khấu trừ thuế thu nhập năm trước (bản sao có dấu tiếp nhận), v.v., tùy theo loại doanh nghiệp.

Giấy tờ bổ sung khi có chuyển việc

• Tài liệu làm rõ tổng quan về nơi làm việc mới (giấy chứng nhận đăng ký, báo cáo tài chính, v.v.)
• Hợp đồng lao động mới hoặc thông báo điều kiện lao động
• Giấy chứng nhận nghỉ việc (của công ty cũ)
• Giải trình lý do hoặc giải thích nội dung công việc (nếu cần)

[Điểm dễ hiểu nhầm] Khi có chuyển việc, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh sẽ xét duyệt lại 'liệu nội dung công việc mới có phù hợp với điều kiện của Gijinkoku hay không'. Do đó, ở lần gia hạn đầu tiên sau khi chuyển việc, có thể bị yêu cầu nộp thêm tài liệu vì nơi làm việc mới và nội dung công việc sẽ được xét duyệt lại. Vui lòng xem thêm Rủi ro bị từ chối tại nơi chuyển việc và biện pháp.

Quy trình từ nộp đơn đến hoàn tất

Thủ tục gia hạn tiến hành theo trình tự sau.

1. Chuẩn bị hồ sơ: Từ 3 tháng trước ngày hết hạn lưu trú, thu thập và tạo giấy tờ cần thiết.
2. Tiếp nhận hồ sơ: Nộp đơn tại quầy của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh có thẩm quyền hoặc thông qua hệ thống trực tuyến.
3. Xét duyệt: Cơ quan quản lý tiến hành xét duyệt. Thời gian xử lý tiêu chuẩn khoảng 2 tuần đến 1 tháng, nhưng có thể lâu hơn nếu có chuyển việc hoặc tình huống cá biệt.
4. Thông báo kết quả: Khi xét duyệt hoàn tất, kết quả sẽ được gửi qua bưu thiếp hoặc email.
5. Nhận Thẻ lưu trú mới: Đến quầy Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (hoặc qua đường bưu điện), nộp lệ phí (4.000 yên - tem thu nhập) và nhận Thẻ lưu trú mới.

Điểm xét duyệt của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh

Trong xét duyệt, các điểm sau đây được kiểm tra nghiêm ngặt.

• Tình hình thực hiện nghĩa vụ công: Có thời gian chưa nộp hoặc chậm nộp thuế, bảo hiểm y tế, lương hưu quốc dân/doanh nghiệp hay không. Ngay cả khi đã thanh toán muộn, vẫn có thể bị đánh giá tiêu cực.
• Tính phù hợp của nội dung công việc: Công việc thực tế có phải là công việc đòi hỏi kiến thức chuyên môn, kỹ thuật hay không, chứ không phải lao động giản đơn (làm việc dây chuyền trong nhà máy, phục vụ nhà hàng, v.v.).
• Tính đủ điều kiện của doanh nghiệp (khi chuyển việc): Doanh nghiệp tiếp nhận mới có tham gia bảo hiểm xã hội không, tình hình kinh doanh có xấu đi nghiêm trọng không.
• Ngoài ra, cũng sẽ kiểm tra xem có sự khác biệt giữa nội dung đơn xin và tình trạng làm việc thực tế hay không. Nếu thời gian làm việc, số tiền lương, công việc phụ trách khác với nội dung đã khai, bạn có thể bị yêu cầu giải trình.

Lưu ý quan trọng khi xin gia hạn

Khi xin gia hạn, hãy lưu ý đầy đủ các điểm sau.

• Áp dụng thời gian đặc biệt: Nếu nộp đơn gia hạn trước ngày hết hạn lưu trú và đơn được tiếp nhận hợp lệ, bạn có thể tiếp tục hoạt động với tư cách lưu trú cũ cho đến khi có kết quả xét duyệt hoặc cho đến ngày sớm hơn trong hai ngày: ngày hết hạn lưu trú hoặc ngày sau 2 tháng kể từ ngày hết hạn.
• Thực hiện nghĩa vụ báo cáo (quy tắc 14 ngày): Khi chuyển việc hoặc nghỉ việc, có nghĩa vụ thực hiện 'Báo cáo về tổ chức liên quan' trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát sinh sự việc. Nếu bỏ qua nghĩa vụ báo cáo này, có thể bị bất lợi trong xét duyệt gia hạn. Vui lòng xem thêm Thủ tục đúng khi chuyển việc/nghỉ việc.

Rủi ro và chế tài pháp lý khi vi phạm

Nếu bỏ qua thủ tục gia hạn hoặc khai báo gian dối, sẽ phát sinh rủi ro pháp lý nghiêm trọng.

Ví dụ hành vi vi phạm	Chế tài/Rủi ro dự kiến
Lưu trú quá hạn (bất hợp pháp)	Nếu không nộp đơn trước ngày hết hạn lưu trú dù chỉ 1 ngày, sẽ bị coi là lưu trú bất hợp pháp và có thể bị xử lý trục xuất.
Gia hạn bằng khai báo gian dối	Nếu khai sai sự thật trong đơn xin (giả mạo số tiền lương, v.v.), có thể bị thu hồi tư cách lưu trú, bị xử lý trục xuất hoặc bị xử phạt hình sự.
Hoạt động ngoài tư cách lưu trú	Nếu bị phát hiện đã làm thêm không được phép, có thể bị đánh giá bất lợi trong xét duyệt gia hạn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q. Tôi quên nộp thuế và bị chậm nộp. Nếu thanh toán toàn bộ ngay bây giờ thì nhất định được gia hạn không?

A. Ngay cả khi đã nộp số tiền còn thiếu, tình trạng nộp thuế trong quá khứ vẫn là đối tượng xét duyệt. Do việc không tuân thủ thời hạn, bạn có thể bị đánh giá bất lợi như thời gian lưu trú bị rút ngắn (ví dụ: từ 3 năm xuống 1 năm).

Q. Tôi đã chuyển việc nhưng không xin được giấy chứng nhận nghỉ việc từ công ty cũ. Tôi phải làm sao?

A. Trước hết, hãy thử yêu cầu công ty cũ bằng thư bảo đảm có nội dung. Nếu vẫn không được cấp, có thể xử lý bằng cách nộp phiếu khấu trừ thuế hoặc giấy tờ nghỉ việc cho thấy thời điểm nghỉ việc, hoặc giải trình lý do cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh. Vui lòng tham khảo ý kiến chuyên gia.

Q. Có thể đi công tác nước ngoài trong thời gian chờ xét duyệt gia hạn không?

A. Nếu có hộ chiếu và Thẻ lưu trú còn hiệu lực (hoặc giấy phép tái nhập cảnh giả định), về nguyên tắc có thể xuất cảnh và tái nhập cảnh trong thời gian chờ xét duyệt. Tuy nhiên, vì có thể có yêu cầu nộp thêm tài liệu hoặc thông báo kết quả từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, cần có hệ thống liên lạc được.

Người hướng tới xin Vĩnh trú vui lòng xem thêm Điều kiện xin Vĩnh trú năm 2026.

👉 Danh sách bài viết về Visa & Gia hạn để xem các bài viết khác