Điểm mấu chốt gia hạn visa quản lý kinh doanh｜Biện pháp khi thua lỗ, nợ vượt tài sản

Tổng quan về chế độ gia hạn quản lý kinh doanh

Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú của tư cách lưu trú "Quản lý Kinh doanh" là thủ tục để tiếp tục thực hiện hoạt động quản lý hoặc kinh doanh tại Nhật sau thời gian lưu trú hiện tại.

Thời gian lưu trú của quản lý kinh doanh được xác định dựa trên quy mô công ty, tình hình quyết toán, thành tích kinh doanh, v.v., nguyên tắc là "1 năm", "3 năm", "5 năm". Đặc biệt đối với doanh nghiệp mới thành lập, thường được cấp thời gian lưu trú "1 năm" ban đầu và bị xét duyệt nghiêm ngặt hàng năm về nội dung quyết toán.

Đối tượng của thủ tục gia hạn

Đối tượng của thủ tục này là nhà quản lý/kinh doanh người nước ngoài và doanh nghiệp của họ đáp ứng các điều kiện sau.

• Bản thân người nước ngoài: Người thực tế tham gia quản lý (giám đốc đại diện, giám đốc, v.v.) hoặc quản lý (giám đốc chi nhánh, trưởng phòng, v.v.) tại Nhật.
• Doanh nghiệp quản lý: Pháp nhân/tổ chức có cơ sở kinh doanh thực tế tại Nhật và đang triển khai hoạt động kinh doanh hợp pháp, đúng đắn.

Điều kiện cấp phép gia hạn

Để được gia hạn quản lý kinh doanh, cần chứng minh doanh nghiệp đang duy trì hoạt động lành mạnh trong khi vẫn duy trì các điều kiện khi mới xin.

Loại điều kiện	Điều kiện cụ thể yêu cầu
Tính liên tục và ổn định của doanh nghiệp	Có triển vọng tiếp tục hoạt động kinh doanh ổn định dựa trên quyết toán gần nhất, v.v.
Tính thực chất của hoạt động quản lý	Bản thân người nước ngoài không chỉ là giám đốc trên danh nghĩa mà thực tế đang tham gia ra quyết định quản lý, thực thi công việc, hoạt động quản lý.
Đảm bảo cơ sở kinh doanh	Có không gian văn phòng, cửa hàng độc lập tại Nhật để tiến hành kinh doanh đúng đắn.
Tuân thủ pháp luật	Tuân thủ đúng các luật liên quan đến lao động, bảo hiểm xã hội, thuế và các luật khác liên quan đến kinh doanh.

Giấy tờ cần thiết và điểm chuẩn bị

Giấy tờ công và báo cáo tài chính thể hiện thực trạng tài chính của công ty là không thể thiếu khi xin gia hạn. Tài liệu cần chuẩn bị khác nhau tùy theo tình trạng công ty (lãi hay lỗ).

Giấy tờ cơ bản chung

• Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú (kèm ảnh)
• Hộ chiếu và thẻ lưu trú
• Bảng tổng hợp biểu mẫu pháp định như biểu khấu trừ thu nhập năm trước (bản sao)
• Một bộ báo cáo tài chính năm gần nhất
• Giấy chứng nhận nộp thuế pháp nhân
• Giấy chứng nhận thuế cư trú và nộp thuế của bản thân người nước ngoài

Giấy tờ bổ sung khi tình hình tài chính khó khăn

• Kế hoạch kinh doanh, đánh giá của chuyên gia tư vấn doanh nghiệp: Lộ trình cụ thể để có lãi trong tương lai và tài liệu giải thích chứng minh tính liên tục của doanh nghiệp.

【Điểm dễ hiểu nhầm】 Có người hiểu nhầm rằng "chỉ cần doanh thu giảm nhẹ là bị từ chối", nhưng nếu chỉ thua lỗ 1 kỳ, có nhiều trường hợp được gia hạn nếu nộp kế hoạch kinh doanh hợp lý. Tuy nhiên, nếu chỉ nộp báo cáo tài chính mà không có biện pháp gì, có thể bị đánh giá bất lợi trong xét duyệt.

Quy trình từ nộp đơn đến hoàn tất

Có thể xin gia hạn từ 3 tháng trước khi hết hạn lưu trú.

1. Xác định quyết toán và sắp xếp giấy tờ: Hoàn tất quyết toán gần nhất, thu thập báo cáo tài chính và giấy chứng nhận nộp thuế cần thiết.
2. Tạo kế hoạch kinh doanh (nếu cần): Nếu có thua lỗ hoặc nợ vượt tài sản, tạo kế hoạch kinh doanh bao gồm biện pháp cải thiện trong tương lai.
3. Tiếp nhận hồ sơ: Nộp hồ sơ tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh địa phương có thẩm quyền.
4. Xét duyệt: Thời gian xử lý tiêu chuẩn là khoảng 2 tuần đến 1 tháng, nhưng có thể mất nhiều thời gian hơn visa lao động vì cần xét duyệt tài chính doanh nghiệp.
5. Nhận thẻ lưu trú mới: Sau khi bưu thiếp thông báo cấp phép đến, nộp phí (tem thu nhập 4.000 yên) và nhận thẻ lưu trú có ghi thời hạn lưu trú mới.

Điểm xét duyệt của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh

Cục Quản lý Xuất nhập cảnh kiểm tra nghiêm ngặt "lạm dụng tư cách lưu trú bằng công ty ma" và "mất thực chất quản lý".

• Tham gia thực chất vào hoạt động quản lý/kinh doanh: Bản thân có hoạt động đầy đủ với tư cách chủ tịch không. Có làm thêm ở công ty khác hoặc công việc chính là lao động đơn giản tại hiện trường không.
• Nhận thù lao giám đốc phù hợp: Thù lao giám đốc đủ để sống ổn định độc lập tại Nhật (khoảng 200.000-250.000 yên/tháng) có thực tế được chi trả và nộp thuế không.
• Duy trì tính độc lập của cơ sở kinh doanh: Hợp đồng thuê có được gia hạn không, thực tế văn phòng có bị mất không (nếu văn phòng kết hợp nhà ở, có đảm bảo không gian phân chia rõ ràng công-tư không).

Ảnh hưởng của tình hình tài chính đến gia hạn

Theo tiêu chuẩn nội bộ của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, tiêu chuẩn đánh giá tính liên tục của doanh nghiệp theo tình hình quyết toán được tổng hợp như sau.

Tình hình quyết toán/tài chính	Xu hướng xét duyệt và biện pháp
Quyết toán lãi (không nợ vượt tài sản)	Được đánh giá là không vấn đề về tính liên tục của doanh nghiệp, khả năng được gia hạn rất cao.
Thua lỗ đơn năm (không nợ vượt tài sản)	Nếu chỉ thua lỗ 1 kỳ và có đủ vốn tự có, về nguyên tắc tính liên tục của doanh nghiệp được công nhận.
Thua lỗ liên tục (không nợ vượt tài sản)	Nếu thua lỗ liên tục, cần nộp kế hoạch kinh doanh chi tiết nêu lý do doanh thu kém và triển vọng có lãi trong tương lai.
Nợ vượt tài sản (chỉ 1 kỳ gần nhất)	Trạng thái ngay cả khi bán toàn bộ tài sản cũng không thể trả hết nợ. Cần kế hoạch kinh doanh có căn cứ để giải quyết nợ vượt tài sản trong vòng 1 năm và có lãi (nên có nhận xét của chuyên gia).
Nợ vượt tài sản (2 kỳ liên tục)	Nếu nợ vượt tài sản 2 kỳ liên tục, về nguyên tắc bị đánh giá là "không có tính liên tục của doanh nghiệp" và rất bất lợi trong xét duyệt gia hạn.

Rủi ro và chế tài pháp lý khi vi phạm

Nếu có tư cách quản lý kinh doanh nhưng thực tế không quản lý, sẽ bị phạt nặng.

Ví dụ hành vi vi phạm	Chế tài/Rủi ro dự kiến
"Mua bán" tư cách lưu trú hoặc cho mượn danh nghĩa	Nếu giao việc quản lý công ty cho người khác và bản thân làm việc khác, có thể bị thu hồi tư cách lưu trú hoặc bị xử lý trục xuất.
Tạo báo cáo tài chính giả (làm đẹp sổ sách)	Nếu kê khai doanh thu hoặc lợi nhuận giả để có lợi cho việc gia hạn, có thể bị thu hồi tư cách lưu trú, bị xử phạt hình sự vì tội làm giả giấy tờ.
Ngừng hoạt động kinh doanh thực chất	Nếu không thực hiện hoạt động quản lý/kinh doanh liên tục trên 3 tháng mà không có lý do chính đáng, sẽ bị thu hồi tư cách lưu trú.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q. Quyết toán năm đầu tiên kinh doanh bị thua lỗ. Có nhất định bị từ chối gia hạn không?

A. Không, không nhất định bị từ chối. Vì thua lỗ trong thời gian mới thành lập không hiếm, nếu nộp kế hoạch kinh doanh thể hiện triển vọng phục hồi doanh thu và cắt giảm chi phí cụ thể, và giải thích hợp lý, vẫn có khả năng được gia hạn.

Q. Công ty thua lỗ, tôi muốn đặt thù lao giám đốc bằng 0 (hoặc cực thấp) để báo cáo tài chính có lãi. Có vấn đề không?

A. Nếu đặt thù lao giám đốc cực thấp, không thể chứng minh tính ổn định cuộc sống tại Nhật của bản thân người nước ngoài, và có thể bị đánh giá bất lợi trong xét duyệt gia hạn từ góc độ khác.

Q. Tôi đang lưu trú với visa quản lý kinh doanh, có thể làm thêm vài giờ/tuần ở công ty khác không?

A. Về nguyên tắc không được phép. Quản lý kinh doanh là tư cách lưu trú để tự quản lý/kinh doanh doanh nghiệp. Hoạt động lao động làm công tại công ty khác là lao động bất hợp pháp trừ khi có giấy phép hoạt động ngoài tư cách riêng, và ảnh hưởng nghiêm trọng đến lần xét duyệt gia hạn sau.

※ Các câu trả lời này là thông tin chung dựa trên thông tin công bố của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, không đảm bảo kết quả xét duyệt từng trường hợp. Về thủ tục cụ thể, vui lòng xác nhận với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hoặc Gyoseishoshi.