Điểm quan trọng cần kiểm tra trong hợp đồng lao động Nhật Bản

Sự khác biệt giữa hợp đồng lao động và thông báo điều kiện lao động

Khi làm việc tại Nhật Bản, có hai loại tài liệu chính được công ty giao cho: "thông báo điều kiện lao động" và "hợp đồng lao động".

• Thông báo điều kiện lao động: Theo Luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản, công ty có nghĩa vụ "nhất định phải giao bằng văn bản (hoặc email nếu người lao động đồng ý)" cho người lao động. Ghi các mục quan trọng do luật định như lương, thời gian làm việc, ngày nghỉ, quy tắc về nghỉ việc. Vì là thông báo một chiều từ công ty, không cần chữ ký hoặc đóng dấu của người lao động.
• Hợp đồng lao động: Là hợp đồng chứng minh công ty và người lao động đã đồng ý với điều kiện lao động. Thông thường tạo 2 bản, cả công ty và người lao động ký tên và đóng dấu, mỗi bên giữ 1 bản.

Nhiều doanh nghiệp Nhật Bản phát hành một tài liệu "Thông báo điều kiện lao động kiêm Hợp đồng lao động" kết hợp vai trò của cả hai. Dù hình thức nào, quan trọng nhất là nhận được văn bản trước khi bắt đầu làm việc.

Khác biệt quy tắc theo hình thức lao động

Luật Tiêu chuẩn Lao động áp dụng cho tất cả người lao động làm việc tại Nhật Bản. Nghĩa vụ minh thị điều kiện lao động giống nhau không phân biệt hình thức lao động.

• Nhân viên chính thức (lao động không thời hạn): Là cách làm việc không có kết thúc thời hạn hợp đồng. Về nguyên tắc, làm việc đến tuổi nghỉ hưu (thường 60 hoặc 65 tuổi).
• Nhân viên hợp đồng (lao động có thời hạn): Là cách làm việc có thời gian làm việc được xác định trước như "1 năm" hoặc "6 tháng". Khi kết thúc thời hạn, quyết định gia hạn hay kết thúc hợp đồng.
• Làm thêm/bán thời gian: So với nhân viên chính thức hoặc hợp đồng, thời gian làm việc một tuần hoặc số ngày làm việc một tháng ngắn hơn. Du học sinh hoặc người có visa gia đình xin "giấy phép hoạt động ngoài tư cách" để làm việc thường thuộc hình thức này.

【Mục 1】 Thời hạn hợp đồng và điều kiện gia hạn (bao gồm thời gian thử việc)

Khi nhận hợp đồng, đầu tiên hãy xác nhận "hợp đồng làm việc từ khi nào đến khi nào".

• Có/không thời hạn hợp đồng: Xác nhận là "không xác định thời hạn (nhân viên chính thức)" hay "có xác định thời hạn (nhân viên hợp đồng...)".
• Điều kiện gia hạn hợp đồng: Nếu có thời hạn, cần ghi rõ sau khi kết thúc hợp đồng là "tự động gia hạn", "xét gia hạn dựa trên tình hình kinh doanh và năng lực", hay "không gia hạn".
• Thời gian thử việc: Nhiều công ty quy định khoảng 3〜6 tháng đầu là "thời gian thử việc". Đây là thời gian để công ty đánh giá năng lực và tính phù hợp. Dù trong thời gian thử việc vẫn được trả lương, nhưng nếu bị đánh giá thiếu năng lực rõ rệt, có nguy cơ không được nhận chính thức (bị sa thải). Nếu lương trong thời gian thử việc thấp hơn bình thường, cũng cần xác nhận số tiền đó.

【Mục 2】 Nơi làm việc và nội dung công việc (quan hệ với visa)

Đây là mục cần chú ý nhất đối với người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản.

• Nơi làm việc: Địa chỉ văn phòng, nhà máy, cửa hàng thực tế làm việc. Cũng ghi "khả năng có biệt phái trong tương lai".
• Nội dung công việc: Ghi công việc sẽ đảm nhận. Về cách đọc phiếu lương, xem Cách đọc phiếu lương tại Nhật Bản.
• Tính tương thích với visa (tư cách lưu trú): Người nước ngoài làm việc tại Nhật chỉ được làm trong phạm vi visa được Cục Quản lý Xuất nhập cảnh cho phép. Ví dụ, người có visa "Kỹ thuật・Nhân văn・Quốc tế" bị cấm làm công việc đơn giản tại nhà máy hoặc phục vụ dọn dẹp tại nhà hàng. Nếu "nội dung công việc" trong hợp đồng nằm ngoài phạm vi hoạt động của visa, bắt đầu làm việc với hợp đồng đó sẽ bị coi là lao động bất hợp pháp, có thể bị hủy visa và trục xuất, vì vậy tuyệt đối không được ký hợp đồng. Về điều kiện visa lao động, xem Điều kiện visa kỹ sư.

【Mục 3】 Quy tắc về thời gian làm việc, nghỉ ngơi, ngày nghỉ

• Thời gian làm việc: Luật Nhật Bản quy định thời gian làm việc về nguyên tắc "tối đa 8 giờ/ngày, 40 giờ/tuần" (thời gian làm việc tiêu chuẩn). Làm việc vượt quá đó là "làm thêm". Xác nhận giờ bắt đầu và giờ kết thúc làm việc.
• Thời gian nghỉ: Theo luật, nếu thời gian làm việc trong ngày vượt 6 giờ cần "ít nhất 45 phút", vượt 8 giờ cần "ít nhất 1 giờ (60 phút)" nghỉ giữa giờ.
• Ngày nghỉ: Luật yêu cầu "ít nhất 1 ngày nghỉ mỗi tuần" hoặc "4 ngày nghỉ trong 4 tuần". Cần chú ý sự khác biệt giữa chế độ nghỉ 2 ngày/tuần hoàn toàn (nghỉ 2 ngày mỗi tuần) và chế độ nghỉ 2 ngày/tuần (có tuần nghỉ 2 ngày từ 1 lần/tháng trở lên).

【Mục 4】 Cơ chế tiền lương (lương cơ bản, tiền làm thêm, các khoản khấu trừ)

Mục lương dễ gây rắc rối, cần xác nhận chi tiết.

• Lương cơ bản: Lương nền tảng được trả chắc chắn hàng tháng.
• Các khoản phụ cấp: Xác nhận phụ cấp đi lại, phụ cấp nhà ở, phụ cấp gia đình... Đặc biệt "phí đi lại" thường được trả tại công ty Nhật, nhưng không có nghĩa vụ pháp lý nên có thể có giới hạn tối đa.
• Tiền lương tăng ca (tiền làm thêm): Khi làm việc vượt thời gian tiêu chuẩn, làm đêm (22h〜5h), làm ngày nghỉ tiêu chuẩn, cần được trả cao hơn 25%〜35% so với bình thường. Về cơ chế bảo hiểm y tế và nenkin-cham-nop-anh-huong-vinh-tru.html">lương hưu, xem Cơ chế bảo hiểm y tế tại Nhật Bản.
• Các khoản khấu trừ: Số tiền ghi trong hợp đồng (tổng thu nhập) không phải là số tiền chuyển vào tài khoản. Từ đó, thuế thu nhập, thuế cư dân, phí bảo hiểm y tế, phí bảo hiểm lương hưu xã hội, phí bảo hiểm lao động bị khấu trừ. Khoảng 80% tổng thu nhập là số tiền thực nhận.

【Mục 5】 Quy tắc về nghỉ việc và sa thải

Cũng cần xác nhận quy tắc khi nghỉ việc trước khi vào làm.

• Thủ tục nghỉ việc (khi muốn tự nghỉ): Ghi quy tắc "phải báo trước cho công ty bao nhiêu ngày trước ngày nghỉ". Luật Dân sự cho phép nghỉ nếu báo trước 2 tuần, nhưng thường quy định "trước 1 tháng" trong nội quy lao động, nên theo đó là phép xã giao chung.
• Điều kiện sa thải (khi bị công ty cho nghỉ): Luật Nhật Bản hạn chế rất nghiêm ngặt điều kiện sa thải. Không thể sa thải dễ dàng trừ khi có "lý do chính đáng". Khi sa thải, có nghĩa vụ báo trước ít nhất 30 ngày hoặc trả 30 ngày lương (trợ cấp báo trước sa thải). Về thuế cư dân sau khi nghỉ việc, xem Thuế cư dân sau khi nghỉ việc.

Cơ chế "tiền làm thêm cố định" dễ nhầm lẫn

"Chế độ tiền làm thêm cố định" thường thấy trong tuyển dụng và hợp đồng Nhật Bản là hệ thống người nước ngoài đặc biệt dễ hiểu nhầm.

• Cơ chế: Là chế độ đã bao gồm "tiền làm thêm cho ○ giờ" trong lương cơ bản. (Ví dụ: "Lương cơ bản 25 vạn yên (bao gồm 5 vạn yên tiền làm thêm cố định 30 giờ/tháng)")
• Lưu ý: Điều này không có nghĩa là "mỗi tháng nhất định phải làm thêm 30 giờ". Dù làm thêm 0 giờ, lương cơ bản 25 vạn yên vẫn được trả đủ. Nếu thời gian làm thêm thực tế vượt 30 giờ, công ty có nghĩa vụ pháp lý trả thêm tiền làm thêm cho phần vượt. Có công ty xấu giải thích "vì đã bao gồm tiền làm thêm cố định nên dù làm thêm bao nhiêu lương cũng không thay đổi", cần chú ý.

Nội dung hợp đồng bất hợp pháp bị cấm

Nếu có nội dung sau trong hợp đồng hoặc được giải thích bằng lời, đó là hợp đồng bất hợp pháp vi phạm luật Nhật Bản.

• Tiền phạt hoặc bồi thường thiệt hại (bị cấm): Hợp đồng hứa hẹn trước tiền phạt hoặc bồi thường như "nếu nghỉ giữa chừng thì nộp phạt 50 vạn" hoặc "nếu đi muộn thì phạt 1 vạn mỗi lần" là bất hợp pháp.
• Tiết kiệm cưỡng chế (bị cấm): Hành vi "công ty giữ 3 vạn từ lương hàng tháng để tiết kiệm" là bất hợp pháp. Tiền lương phải được trả toàn bộ trực tiếp cho người lao động.
• Giữ hộ chiếu hoặc thẻ lưu trú (bị cấm): Hành vi công ty lấy và giữ hộ chiếu hoặc thẻ lưu trú của người lao động là hành vi tước đoạt tự do, bị pháp luật cấm. Dù lý do gì cũng không được giao cho công ty.

Đầu mối tư vấn khi xảy ra rắc rối hợp đồng

Khi xảy ra rắc rối như điều kiện làm việc thực tế khác hợp đồng, không được trả lương, bị sa thải bất công, đừng lo một mình mà hãy tham khảo cơ quan công làm bước đầu giải quyết.

• Thanh tra Tiêu chuẩn Lao động: Là cơ quan nhà nước được đặt trên toàn quốc để đảm bảo Luật Tiêu chuẩn Lao động. Nếu mang bằng chứng công ty vi phạm pháp luật (hợp đồng lao động, bản sao thẻ chấm công, phiếu lương...) đến tư vấn, có thể được hướng dẫn và điều tra. Một số khu vực có quầy tư vấn ngoại ngữ.
• Quầy tư vấn lao động tổng hợp: Được đặt tại Cục Lao động hoặc Thanh tra Tiêu chuẩn Lao động mỗi tỉnh, tiếp nhận tư vấn miễn phí về mọi vấn đề lao động.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Nguồn thông tin

• Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi "Kiến thức cơ bản về Luật Tiêu chuẩn Lao động"
• Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi "Đường dây tư vấn cho người lao động nước ngoài"
• Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản "Quy tắc về lao động người nước ngoài"
• Cục Lao động và Thanh tra Tiêu chuẩn Lao động mỗi tỉnh