Cách hoàn thuế (Kakutei Shinkoku) tại Nhật Bản

Hoàn thuế (Kakutei Shinkoku) là gì?

Trong hệ thống thuế Nhật Bản, một số tiền "thuế thu nhập" nhất định được khấu trừ (khấu trừ tại nguồn) từ lương của nhân viên công ty và nhân viên bán thời gian mỗi tháng.

Số thuế bị khấu trừ hàng tháng này chỉ là "số tiền ước tính". Thông thường, vào cuối năm, công ty thực hiện thủ tục "điều chỉnh cuối năm" để tính toán số thuế chính xác trong 1 năm, và số tiền nộp thừa sẽ được trả lại cùng với lương tháng 12 hoặc tháng 1.

Tuy nhiên, nếu có các khoản khấu trừ mà công ty không thể xử lý trong điều chỉnh cuối năm (như khấu trừ chi phí y tế) hoặc không kịp nộp giấy tờ vào thời hạn điều chỉnh cuối năm, tiền thuế sẽ vẫn ở trạng thái nộp thừa.

Thủ tục tính toán lại chính xác số thuế đã nộp thừa và tự mình yêu cầu cơ quan thuế hoàn trả được gọi là "Khai báo hoàn thuế". Ngay cả người nước ngoài, nếu đang nộp thuế thu nhập tại Nhật, cũng có thể sử dụng chế độ này với điều kiện hoàn toàn giống như người Nhật.

Trường hợp được hoàn thuế

Đối tượng của khai báo hoàn thuế chủ yếu là những người thuộc các trường hợp sau.

• Người không kịp chứng minh chuyển tiền cho gia đình: Trường hợp không kịp chuẩn bị giấy chứng nhận chuyển tiền cho gia đình ở quê nhà vào thời điểm điều chỉnh cuối năm (khoảng tháng 11-12) và không được khấu trừ người phụ thuộc.
• Người đã trả nhiều chi phí y tế trong 1 năm: Trường hợp đã trả nhiều chi phí y tế tại bệnh viện do bệnh tật hoặc tai nạn của bản thân hoặc gia đình.
• Người nghỉ việc giữa năm: Trường hợp không vào công ty tiếp theo trước ngày 31/12 của cùng năm sau khi nghỉ việc và không được điều chỉnh cuối năm.
• Người đã quyên góp cụ thể: Trường hợp đã thực hiện Furusato Nozei và quên đăng ký one-stop hoặc không kịp thời hạn.
• Người đã vay mua nhà: Trường hợp lần đầu nhận khấu trừ vay mua nhà.

Nếu thuộc các trường hợp trên mà để im, tiền thuế đã nộp thừa sẽ không được hoàn lại.

Bổ sung người phụ thuộc ở nước ngoài

Một trong những khai báo hoàn thuệ mà người nước ngoài làm việc tại Nhật sử dụng nhiều nhất là thủ tục đưa "người thân sống ở nước ngoài" vào diện người phụ thuộc.

Theo Luật Thuế thu nhập Nhật Bản, nếu nuôi dưỡng người thân đáp ứng các điều kiện nhất định, thu nhập làm cơ sở tính thuế được giảm (khấu trừ người phụ thuộc).

Điều kiện cơ bản để thêm vào diện người phụ thuộc:

• Giấy tờ quan hệ thân nhân: Cần giấy chứng nhận khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, v.v. để chứng minh quan hệ gia đình.
• Giấy tờ chuyển tiền: Cần sao kê chuyển tiền quốc tế qua tổ chức tài chính để chứng minh đã gửi tiền sinh hoạt.

Yêu cầu về độ tuổi và số tiền chuyển:

• Người thân dưới 16 tuổi không thuộc đối tượng khấu trừ.
• Người thân từ 16 đến dưới 30 tuổi hoặc từ 70 tuổi trở lên là đối tượng nếu cùng chung sinh hoạt dù chuyển tiền ít.
• Đối với người thân từ 30 đến dưới 70 tuổi, điều kiện trở nên nghiêm ngặt hơn. Phải đáp ứng một trong các điều kiện: "đang du học", "có khuyết tật" hoặc "nhận chuyển tiền từ 380,000 yên/năm trở lên".

Ngay cả khi không nộp được các giấy tờ này tại điều chỉnh cuối năm, sau đó vẫn có thể lấy lại tiền thuế bằng cách khai báo hoàn thuế. Giấy chứng nhận chuyển tiền cần có cho "từng người thân".

Khấu trừ chi phí y tế

Nếu tổng chi phí y tế đã trả cho bản thân hoặc gia đình sống chung trong 1 năm từ 1/1 đến 31/12 vượt quá "100,000 yên", bạn có thể sử dụng "khấu trừ chi phí y tế" để giảm thuế.

Đối tượng khấu trừ chi phí y tế:

• Chi phí khám, điều trị, nhập viện tại bệnh viện
• Tiền thuốc mua tại nhà thuốc theo đơn bác sĩ
• Thuốc không kê đơn mua tại nhà thuốc để điều trị
• Chi phí đi lại bằng phương tiện giao thông công cộng đến bệnh viện

Không thuộc đối tượng: Chi phí khám sức khỏe không có mục đích điều trị, tiền thuốc bổ, kính mắt, chi phí đi lại bằng taxi.

Nghỉ việc giữa năm

Nếu nghỉ việc giữa năm và không vào công ty mới trước ngày 31/12, bạn sẽ không được điều chỉnh cuối năm. Trong trường hợp này, cần tự mình khai báo hoàn thuế. Nếu thu nhập giảm do nghỉ việc, số thuế đã khấu trừ thường nhiều hơn số thuế thực tế phải nộp, do đó bạn có thể nhận lại tiền.

Thời hạn 5 năm

Khai báo hoàn thuế có thể thực hiện bất cứ lúc nào trong vòng 5 năm kể từ ngày 1/1 của năm đó. Ví dụ, trong năm 2026 có thể yêu cầu hoàn thuế cho các năm 2021-2025. Khuyến nghị nộp sớm để nhận tiền hoàn thuế nhanh chóng. Nếu nộp từ tháng 2, thường nhận được tiền hoàn vào khoảng tháng 4-5.

Giấy tờ cần thiết

• Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (do công ty cấp, nhận được sau điều chỉnh cuối năm)
• Thẻ My Number (cần cho e-Tax)
• Hóa đơn chi phí y tế (nếu xin khấu trừ y tế)
• Giấy chứng nhận quyên góp Furusato Nozei
• Giấy tờ người phụ thuộc ở nước ngoài (giấy chứng nhận quan hệ thân nhân + bản dịch + giấy chứng nhận chuyển tiền)

Quy trình qua e-Tax

e-Tax là hệ thống khai báo thuế điện tử của Nhật Bản. Có thể thực hiện tại nhà 24 giờ, có lợi ích như được miễn nộp một số giấy tờ đính kèm.

1. Truy cập "Cổng tạo tờ khai quyết toán" trên trang web Cục Thuế
2. Nhập thông tin thu nhập và khấu trừ theo hướng dẫn trên màn hình
3. Đính kèm giấy tờ cần thiết (dạng PDF, v.v.)
4. Gửi tờ khai bằng Thẻ My Number

Sau khi gửi, tiền hoàn thuế sẽ được chuyển vào tài khoản ngân hàng trong vòng 1-2 tháng. Nếu không dùng được e-Tax, có thể nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc gửi bưu điện.

Lưu ý cho người nước ngoài

• Về nước trước cuối năm: Nếu về nước trước ngày 31/12, có thể nộp quyết toán thuế trước khi xuất cảnh. Cần làm thủ tục tại cơ quan thuế quản lý nơi bạn cư trú.
• Giấy tờ tiếng Việt cần dịch: Giấy chứng nhận quan hệ thân nhân bằng tiếng Việt cần dịch công chứng sang tiếng Nhật.
• Chuyển tiền cho từng người: Giấy chứng nhận chuyển tiền cần có cho từng người phụ thuộc. Chuyển gộp cho một người đại diện sẽ không được công nhận cho người khác.
• Không ảnh hưởng tư cách lưu trú: Việc khai báo hoàn thuế không ảnh hưởng đến tư cách lưu trú hay xin vĩnh trú.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Nguồn thông tin

• Cục Thuế Nhật Bản "Cổng tạo tờ khai quyết toán" (https://www.e-tax.nta.go.jp/)
• Cục Thuế Nhật Bản "Về khấu trừ người phụ thuộc ở nước ngoài" (https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/1180.htm)
• Cục Thuế Nhật Bản "Về khấu trừ chi phí y tế" (https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/1120.htm)
• Cục Thuế Nhật Bản "Về Furusato Nozei" (https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/1150.htm)