So sánh loại phí thành công và loại phí tư vấn
Bài viết này được biên soạn dựa trên thông tin chính thức do Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản công bố cũng như xu hướng thực tiễn pháp lý chung, nhằm cung cấp thông tin tham khảo về chế độ và thủ tục. Đối với việc xét duyệt tư cách lưu trú hoặc quyết định cấp phép cụ thể, vui lòng xác nhận trực tiếp với Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản hoặc chuyên gia Gyoseishoshi.
- Khi nhờ chuyên gia (Gyoseishoshi v.v.) thực hiện thủ tục xin tư cách lưu trú (visa), hệ thống phí được chia thành hai loại chính: "loại phí thành công" và "loại phí tư vấn (phí cơ bản)".
- Ngay cả với "loại phí thành công", rất hiếm trường hợp hoàn toàn không mất phí ban đầu. Thông thường, bạn phải thanh toán "phí khởi tạo" trước.
- Cần lưu ý rằng nếu bạn che giấu các vi phạm trong quá khứ và nộp hồ sơ dẫn đến bị từ chối, sẽ có nhiều trường hợp không thuộc đối tượng được hoàn tiền của loại phí thành công.
1. Tổng quan cơ bản về chế độ
Khi nhờ chuyên gia như Gyoseishoshi thực hiện thủ tục tư cách lưu trú, cách xác định thù lao không được quy định thống nhất bởi pháp luật mà do mỗi văn phòng tự thiết lập. Về cơ bản, tồn tại hai hình thức: "loại phí thành công" - nơi bạn thanh toán thêm phí khi được cấp phép và "loại phí tư vấn (phí cơ bản)" - nơi bạn thanh toán cố định theo thời gian hoặc phạm vi công việc.
2. Đối tượng áp dụng
- Người nước ngoài đang cân nhắc nhờ chuyên gia thực hiện các thủ tục như thay đổi, gia hạn tư cách lưu trú, xin vĩnh trú, nhập quốc tịch
- Nhân viên công ty muốn thuê ngoài chuyên gia để tuyển dụng người nước ngoài và sắp xếp visa
3. Đặc điểm và điều kiện của loại phí thành công
Loại phí thành công là hình thức thanh toán thù lao dựa trên kết quả "được cấp phép" từ Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
- Cơ chế chung: Hình thức phổ biến là thanh toán "phí khởi tạo" khi yêu cầu dịch vụ và thanh toán "phí thành công" sau khi được cấp phép.
- Trường hợp bị từ chối: Nếu không may bị từ chối, bạn được miễn thanh toán phí thành công. Một số văn phòng có "chế độ bảo hành hoàn tiền" - hoàn trả một phần hoặc toàn bộ phí khởi tạo.
- Điều kiện: Để được bảo hành hoàn tiền hoặc hỗ trợ nộp lại hồ sơ miễn phí, điều kiện tuyệt đối là "người yêu cầu đã truyền đạt toàn bộ sự thật cho chuyên gia".
4. Đặc điểm và điều kiện của loại phí tư vấn
Đây là hình thức thanh toán thù lao dựa trên thời gian làm việc hoặc tài liệu đã soạn thảo, bất kể kết quả ra sao.
- Cơ chế chung: Mức phí được thiết lập rõ ràng theo nội dung công việc, ví dụ "XX yên/giờ tư vấn" hoặc "XX yên trọn gói cho việc kiểm tra tài liệu".
- Trường hợp bị từ chối: Ngay cả khi kết quả là bị từ chối, về nguyên tắc sẽ không hoàn lại phí vì đây là giá trị cho dịch vụ đã cung cấp.
- Trường hợp phù hợp: Phù hợp khi bạn tự soạn thảo tài liệu và chỉ muốn nhờ chuyên gia kiểm tra lần cuối, hoặc chỉ muốn tư vấn pháp lý về việc có nên nộp hồ sơ hay không.
5. Bảng so sánh sự khác biệt
Dưới đây là bảng tổng hợp sự khác biệt giữa hai hình thức.
| Hạng mục so sánh | Loại phí thành công (phí khởi tạo + phí còn lại) | Loại phí tư vấn (cố định hoặc theo giờ) |
|---|---|---|
| Tổng chi phí | Có xu hướng cao hơn | Dễ kiểm soát vì chỉ yêu cầu công việc cần thiết |
| Tiêu chí phát sinh phí | Phát sinh khi có kết quả "được cấp phép" | Phát sinh khi "thực hiện công việc hoặc theo thời gian" |
| Rủi ro tài chính khi bị từ chối | Thấp (không cần thanh toán phí còn lại, có bảo hành hoàn tiền v.v.) | Cao (phí đã thanh toán không được hoàn lại) |
| Đối tượng phù hợp | Người muốn giao phó toàn bộ thủ tục và yên tâm về kết quả | Người có thể tự làm nhưng chỉ cần tư vấn hoặc kiểm tra chuyên môn |
6. Quy trình từ yêu cầu đến ký hợp đồng
- Tư vấn lần đầu: Truyền đạt chính xác tình trạng của bạn. Chúng tôi giải thích về những điều cần chuẩn bị trước khi tư vấn miễn phí.
- Báo giá: Chuyên gia sẽ đưa ra thông tin về hình thức thù lao áp dụng và tổng chi phí.
- Ký hợp đồng ủy thác: Ký "hợp đồng ủy thác" ghi rõ hình thức thù lao, phí khởi tạo, chi phí thực tế, điều kiện hoàn tiền v.v.
- Thanh toán phí khởi tạo: (Trường hợp loại phí thành công) Chuyên gia bắt đầu thực hiện sau khi bạn thanh toán phí ban đầu.
- Thông báo kết quả và thanh toán: Thanh toán phí thành công sau khi được cấp phép.
7. Tiêu chí quyết định nên chọn loại nào
Hình thức nên chọn sẽ thay đổi tùy theo trường hợp của bạn là "hồ sơ thông thường" hay "hồ sơ có độ khó cao". Trong những trường hợp dự kiến việc xét duyệt sẽ khắt khe hơn, như có tiền sử quá hạn lưu trú hoặc nhiều lần chuyển việc, nên chọn loại phí thành công (hoặc có hỗ trợ nộp lại hồ sơ) để giảm rủi ro khi bị từ chối. Chúng tôi giải thích chi tiết về tiêu chí quyết định có nên nhờ Gyoseishoshi hay không.
Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí, hãy tham khảo thêm cách tự viết Đơn lý do.
Thông tin tổng hợp về thủ tục xin tư cách lưu trú vĩnh trú được giải thích chi tiết tại bài viết Điều kiện xin tư cách lưu trú vĩnh trú năm 2026.
8. Lưu ý
- Hiểu lầm về "hoàn toàn miễn phí": Khi nghe "phí thành công", nhiều người hiểu lầm rằng "không cần trả một đồng nào cho đến khi được cấp phép", nhưng các văn phòng có phí khởi tạo bằng 0 là thiểu số. Cần lưu ý rằng thông thường sẽ phát sinh phí khởi tạo.
- Chi phí thực tế: Dù là hình thức nào, "chi phí thực tế" như phí thủ tục nộp cho Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh (4.000-8.000 yên), phí lấy giấy tờ tại cơ quan hành chính, phí gửi bưu điện v.v. đều do người yêu cầu chịu.
9. Vi phạm và rủi ro
- Không được hoàn tiền do khai báo sai sự thật: Nếu bạn che giấu sự thật như "đã làm thêm quá 28 giờ/tuần" hoặc "đã trễ hạn nộp thuế" và nhờ chuyên gia, ngay cả khi bị từ chối vì những sự thật này bị phát hiện, về nguyên tắc sẽ không thuộc đối tượng bảo hành hoàn tiền. Thậm chí có thể bị yêu cầu thanh toán tiền phạt vi phạm hợp đồng.
- Đại lý quảng cáo "100% được cấp phép": Việc xét duyệt của Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Nhật Bản bao gồm thẩm quyền quyết định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Nhật Bản, vì vậy ngay cả chuyên gia cũng không thể khẳng định "chắc chắn 100% được cấp phép". Hãy cẩn trọng với những nhà môi giới không có tư cách hành nghề đưa ra bảo đảm quá mức. Đừng quyết định chỉ dựa trên giá cả, hãy tham khảo cách đánh giá Gyoseishoshi.
10. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Không hẳn là vi phạm pháp luật. Trong trường hợp hợp đồng quy định "không hoàn lại phí khởi tạo" hoặc "không hoàn lại nếu lý do bị từ chối xuất phát từ việc người yêu cầu báo cáo sai sự thật", thì phải tuân theo hợp đồng đó. Hãy kiểm tra kỹ điều kiện hoàn tiền trước khi ký hợp đồng.
👉 Xem danh sách bài viết về Vĩnh trú & Nhập tịch để kiểm tra các bài viết khác
Về toàn bộ điều kiện xin vĩnh trú, vui lòng tham khảo bài viết Điều kiện xin tư cách lưu trú vĩnh trú năm 2026.
Có thể. Đây là cách hiệu quả nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, bạn sẽ phải tự mình xử lý tất cả các câu hỏi tại quầy của Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cũng như hướng dẫn nộp bổ sung tài liệu.
11. Nguồn thông tin
- Liên đoàn Gyoseishoshi Nhật Bản (thống kê về mức thù lao và hướng dẫn chung về yêu cầu dịch vụ)
- Luật Dân sự Nhật Bản (quy định cơ bản về hợp đồng ủy thác và hợp đồng khoán việc)