Quy trình cấp lại thẻ lưu trú khi bị mất

1. Khái quát cơ bản về đơn xin cấp lại thẻ lưu trú

Thẻ lưu trú là giấy tờ chứng nhận công cộng quan trọng nhất, xác nhận danh tính và tư cách lưu trú của người nước ngoài lưu trú trung và dài hạn tại Nhật Bản. Nếu bị mất thẻ lưu trú vì các lý do như mất, bị trộm, bị tiêu hủy (mất do hỏa hoạn, v.v.), cần phải nhanh chóng làm thủ tục cấp lại (cấp phát lại) dựa trên quy định của pháp luật.

2. Đối tượng

Đối tượng là chính người nước ngoài đang lưu trú trung và dài hạn tại Nhật Bản và đã được cấp thẻ lưu trú. ※Về nguyên tắc, cá nhân tự mình làm thủ tục, nhưng trong trường hợp dưới 16 tuổi hoặc không thể tự mình đến làm thủ tục vì lý do bệnh tật, v.v., thì người thân cùng sống chung từ 16 tuổi trở lên có nghĩa vụ làm thay.

3. Thời hạn thủ tục và quầy giao dịch có thẩm quyền

• Thời hạn: Trong vòng '14 ngày' kể từ ngày biết được sự việc mất, bị trộm, bị tiêu hủy.
• Địa điểm: Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh địa phương (Cục quản lý xuất nhập cảnh) có thẩm quyền đối với nơi cư trú. Tòa thị chính không thể cấp lại thẻ.

4. Điều kiện làm thủ tục cấp lại thẻ

Điều kiện là thẻ lưu trú thực tế không có trong tay và bạn đã trình báo sự việc (mất, bị trộm, bị thiên tai) với các cơ quan công cộng như cảnh sát hoặc sở cứu hỏa. Không phải chỉ vì đơn giản là 'không tìm thấy' là có thể đến Nyukan ngay, mà trước tiên, thủ tục tại các cơ quan công cộng phải được thực hiện trước.

5. Giấy tờ cần thiết và những thứ cần chuẩn bị

Cần có các giấy tờ sau để xin cấp lại:

1. Đơn xin cấp lại thẻ lưu trú: Điền vào mẫu có sẵn tại quầy giao dịch của Cục quản lý xuất nhập cảnh hoặc tải về từ trang web.
2. Ảnh thẻ (1 tấm): Kích thước 40mm x 30mm. Ảnh chụp trong vòng 3 tháng trước khi xin, rõ nét, không có nền. Người dưới 16 tuổi về nguyên tắc không cần.
3. Hộ chiếu: Nếu không thể xuất trình, cần có 'Đơn trình bày lý do' ghi rõ lý do.
4. Tài liệu chứng minh đã mất quyền sở hữu: Ví dụ: 'Giấy chứng nhận đã nộp đơn báo mất', 'Giấy chứng nhận đã nộp đơn báo trộm' do Đồn cảnh sát cấp, hoặc 'Giấy chứng nhận bị thiệt hại do thiên tai' do Sở cứu hỏa cấp. (Nếu không được cấp giấy chứng nhận, hãy mang theo biên lai 'Số tiếp nhận' khi nộp đơn).

6. Quy trình thủ tục cấp lại thẻ (trường hợp mất tại Nhật Bản)

1. Đến Đồn cảnh sát / hộp cảnh sát: Khi phát hiện mất hoặc bị trộm, hãy đến ngay Đồn cảnh sát hoặc hộp cảnh sát gần nhất để nộp 'Đơn báo mất' hoặc 'Đơn báo trộm'.
2. Nhận giấy chứng nhận / số tiếp nhận: Nhận giấy chứng nhận từ cảnh sát hoặc ghi lại 'Số tiếp nhận' của đơn trình báo.
3. Đến Cục quản lý xuất nhập cảnh: Trong vòng '14 ngày' kể từ ngày biết mất, hãy mang đầy đủ giấy tờ cần thiết đến Cục quản lý xuất nhập cảnh có thẩm quyền.
4. Nộp đơn và nhận thẻ: Nộp đơn tại quầy giao dịch. Về nguyên tắc, thẻ lưu trú mới sẽ được cấp trong ngày hôm đó (miễn phí).

7. Quy trình thủ tục cấp lại thẻ (trường hợp mất ở nước ngoài)

Nếu bị mất hoặc bị trộm khi đang ở ngoài Nhật Bản (nước ngoài), cách tính thời hạn thủ tục sẽ thay đổi.

1. Trình báo với cảnh sát địa phương: Nộp đơn trình báo mất / bị trộm tại cảnh sát nước sở tại và nhận giấy chứng nhận.
2. Tái nhập cảnh Nhật Bản: Quay lại Nhật Bản trong thời hạn của Giấy phép tái nhập cảnh (bao gồm Giấy phép tái nhập cảnh được coi như đã cấp). Khi làm thủ tục nhập cảnh, hãy thông báo với nhân viên kiểm tra rằng bạn đã làm mất thẻ lưu trú.
3. Đến Cục quản lý xuất nhập cảnh: Trong vòng '14 ngày' kể từ ngày tái nhập cảnh Nhật Bản, hãy nộp đơn xin cấp lại tại Cục quản lý xuất nhập cảnh có thẩm quyền.

8. Điểm thẩm định / xác nhận

Tại quầy giao dịch của Cục quản lý xuất nhập cảnh, các điểm sau sẽ được xác nhận:

• Xác nhận danh tính (đối chiếu ảnh thẻ với hộ chiếu)
• Sự tồn tại của hồ sơ công cộng đã trình báo với cảnh sát, v.v. (ví dụ: số tiếp nhận đơn báo mất)
• Có tuân thủ thời hạn (trong vòng 14 ngày) hay không

9. Điểm lưu ý mà người nước ngoài dễ hiểu nhầm

• Cảnh sát hoặc Tòa thị chính không thể cấp lại thẻ: Cảnh sát là nơi 'ghi nhận sự việc mất đồ', và Tòa thị chính là nơi quản lý 'sổ đăng ký cư trú'. Chính 'Cục quản lý xuất nhập cảnh' mới là nơi làm thẻ mới.
• Sử dụng 'Đơn trình bày lý do': Nếu có lý do không thể nộp được giấy chứng nhận của cảnh sát (ví dụ: đã trình báo mất nhưng không biết số tiếp nhận, không thể xin được giấy chứng nhận từ cảnh sát nước ngoài, v.v.), có thể nộp 'Đơn trình bày lý do' ghi chi tiết diễn biến để đơn xin được chấp thuận.
• Trường hợp tìm thấy thẻ cũ: Nếu sau khi được cấp lại thẻ, bạn tìm thấy thẻ lưu trú cũ đã mất, bạn có nghĩa vụ phải trả lại thẻ cũ cho Cục quản lý xuất nhập cảnh 'trong vòng 14 ngày kể từ ngày tìm thấy'. Việc tiếp tục giữ thẻ cũ là vi phạm pháp luật.

10. Vi phạm và rủi ro (Quy định về hình phạt)

Nếu bỏ bê thủ tục, có nguy cơ bị áp dụng các hình phạt nặng theo Luật Kiểm soát Xuất nhập cảnh và Công nhận Người tị nạn.

• Trường hợp không nộp đơn xin cấp lại trong vòng 14 ngày: Có thể bị phạt tù đến 1 năm hoặc phạt tiền đến 200.000 yên.
• Không mang theo thẻ lưu trú: Nếu đi ra ngoài trong tình trạng mất thẻ và bị cảnh sát hỏi giấy tờ trong khi làm nhiệm vụ mà không thể xuất trình thẻ, bạn có thể bị phạt tiền đến 200.000 yên vì tội 'Không mang theo thẻ lưu trú'. Khi phát hiện mất thẻ, điều quan trọng là phải tiến hành thủ tục sớm nhất có thể.

11. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

12. Nguồn thông tin

• Trang web của Cục quản lý xuất nhập cảnh (Đơn xin cấp lại thẻ lưu trú do bị mất, v.v.)
• Trang web của Cảnh sát các tỉnh, thành phố (Hướng dẫn về việc nộp đơn báo mất đồ)